Деловая миссия, как к ней правильно подготовиться.
Деловая миссия - это важный инструмент развития организации или предприятия
как на внутреннем (внутри собственной страны), так и внешнем (мировом) рынках.
Это запланированная поездка в другой регион или страну, имеющая целью расширить
сотрудничество компании на уровне ее руководства, отраслевых объединений или
госструктур.
Так налаживаются инвестиционные, производственные или научно-технические
связи. Представители, участвующие в деловых миссиях (переговорах, выставках,
ярмарках...) знакомятся с передовым опытом, отечественными и зарубежными
технологиями, ну и конечно организуют продвижение своего товара на рынки
других регионов.
Здесь следует учитывать, что любую идею могут погубить незначительные и
заранее непродуманные вещи. Поэтому важно еще на раннем этапе обмозговать все
до мелочей.
1.
Тщательно и максимально точно готовьте информацию о своей организации (так
называемый профиль). Не надо общих фраз - они способствуют приглашению не тех,
кто вам нужен. Пишите детально: сфера, группы компаний по видам деятельности.
Чем четче информация, тем «качественнее» будут приглашенные партнеры.
2.
Обращайтесь к контрагентам избранного вами города за полтора-два месяца до
вашего приезда. Во-первых, у них будет возможность грамотно подобрать вам
потенциальных партнеров. Во-вторых, данный срок позволит согласовать
мероприятие с будущими участниками (что немаловажно для крупных компаний, к
которым, собственно говоря, чаще всего и едут). В-третьих, чем больше времени,
тем больше приглашенных. В-четвертых, в случае отказа какой-либо компании от
участия в деловых переговорах вы сможете дополнить список новыми организациями.
Кстати, договор тоже советуем подписывать только за полтора-два месяца «до» - в
таком случае PR-компании легче вести диалог с местными бизнесменами, имея на
руках официальные документы. Сроки играют важную роль в подготовке серьезных и
качественных мероприятий. Тем более дистанционно, в чужом городе.
3.
Формировать делегацию надо не абы как, а по сферам. Во-первых, однородная
компания намного продуктивнее ездит на бизнес-миссии. Одно дело, когда вы по
отдельности заказываете партнеров, другое - каждый составляет свой список,
который потенциально интересен и другим. Во-вторых, когда приезжает несколько
представителей, например, того же продуктового бизнеса, крупные торговые сети с
большим энтузиазмом соглашаются на встречи. И это существенная разница - или к
одной компании идти, или сразу к нескольким.
4.
Приезжайте с презентациями и образцами продукции. Ваш представитель может
быть сказочно красноречивым, но будущим партнерам все же хочется не столько с
ним познакомиться, сколько попробовать продукт, посмотреть и потрогать образцы.
Уважайте и свое время, и время приглашенных компаний. Повторюсь, они приходят
не просто общаться, а оценить предлагаемый вами продукт или услугу. Готовьтесь
к поездкам качественно!
5.
Уважайте территории, куда вы приезжаете. Во-первых, если заказали и
утвердили план экскурсий на производства, ни в коем случае по приезду не
отказывайтесь. Местным организациям неприятно, что по неизвестным причинам
экскурсию отменили. К тому же вы подводите контрагента - его репутация и связи
страдают по вашей вине. Во-вторых, не забывайте, что трансфер обеспечивает
местная компания. Постарайтесь во время переездов воздержаться от некорректных
высказываний об организаторах, участниках и городе в целом - вас это не красит,
будьте воспитаны и вежливы.
6.
Если вы едете в какой-либо город первый раз, не ждите, что вас слету
встретят с распростертыми объятиями. Изучите все тонкости. Ознакомьтесь с
политикой власти по отношению к местным производителям. Посоветуйтесь с
контрагентом - он, как правило, лучше вас знает ситуацию изнутри. Если вы не
будете это учитывать, то ваши деловые миссии начнут превращаться в
безрезультатные путешествия по городам. К тому же очень редко на первой же
встрече заключаются сделки. Знакомьтесь, обменивайтесь контактами,
поддерживайте отношения в дальнейшем. Выстраивайте канал после вашего отъезда,
напоминайте о себе - тогда с большой вероятностью рано или поздно вы расширите
свой рынок.
Конечно, в целом с помощью бизнес-миссий организации, даже государственные
структуры отлично развиваются. Но только в том случае, когда к ним подходят
заблаговременно, ответственно и целенаправленно. Есть масса деталей, которые
играют решающую роль, - не снимайте это со счетов!