Что такое презентация? Автор: Е.В. Смирных

17.05.2015 17:01

Изучая и анализируя множество различных пособий по рассматриваемой тематике, можно утверждать, что в общепринятом понимании, презентация (от англ. presentation) представляет собой способ наглядного представления информации с использованием аудиовизуальных средств.

Во многих источниках встречается, следующее определение: Презента́ция (от лат. praesento — представление) — документ или комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации, проекта, продукта и т.п.). При этом целью презентации является донесение до целевой аудитории полноценной информации об объекте презентации в удобной форме. Соответственно, презентация является одним из маркетинговых и PR инструментов.

В свою очередь, презентация может представлять собой сочетание текста, гипертекстовых ссылок, компьютерной анимации, различной графики, видео, музыки и звукового ряда (но не обязательно всё вместе), которые организованы в единую среду. Кроме того, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации. Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя возможность взаимодействия через элементы управления[1].

Совершенно очевидно, современный мир предоставляет огромное количество информации совершенно разного характера и назначения. Большинство воспринимаемой человеком информации является графической или наглядной. Так, вот создание презентации и является одним из способов представления информации.

Известно, что наглядно представленная информация - это сведения или данные, представленные в виде изображений, схем, графиков, диаграмм, рисунков, фотографий и т.д. При этом практически вся используемая информация носит визуальный характер и от ее качества зависит правильность ее восприятия.

Наибольшую значимость визуальная, наглядная, графическая информация приобретает при формирования определенного представления по рассматриваемому вопросу, будь то актуальная тема, будь то какой-либо продукт.

Анализ состояния наглядного представления материала, например, в виде слайдов, позволил выявить ряд первоочередных задач:

-при современных требованиях информационного общества все стремительнее растет потребность в расширении способов создания наглядного материала;

- учитывая современные научно-теоретические знания в области создания наглядной информации практически отсутствуют общие принципы создания презентаций, которые в свою очередь представляют сугубо творческий процесс.

Анализируя методологическую основу предмета данной работы нельзя не учитывать теоретические и практические положения психологии и педагогики о восприятии наглядной информации, а также её роль в восприятии определенного материала.

В зависимости от места использования презентации и ее роли материалы различаются определенными особенностями, а именно:

- Презентация, созданная для самостоятельного изучения, может содержать все присущие ей элементы, иметь разветвленную структуру и рассматривать объект презентации со всех сторон. Реализуется, как правило, с использованием элементов гипертекста;

- Презентация, созданная для поддержки какого-либо мероприятия или события отличается большей минималистичностью и простотой в плане наличия мультимедиа и элементов дистанционного управления, обычно не содержит текста, так как текст проговаривается ведущим, и служит для наглядной визуализации его слов;

- Презентация, созданная для видеодемонстрации, не содержит интерактивных элементов, включает в себя видеоролик об объекте презентации, может содержать также текст и аудиодорожку. Разновидностью такой презентации является рекламный ролик;

- Презентация, созданная для электронной рекламной рассылки, создается с минимальным применением инструментов мультимедиа в целях уменьшения объема письма;

- Презентация в формате приложения для мобильных телефонов и смартфонов создается с учетом просмотра на портативных устройствах (небольшой размер экрана, ограничения по объему памяти и т. п.) и может рассылаться посредством MMS-сообщений или по каналу bluetooth.

Существуют также другие виды и типы презентаций. Но вне зависимости от исполнения, каждая из них самостоятельная презентация должна четко выполнять поставленную цель: помочь максимально эффективно донести требуемую информацию об объекте презентации до потребителя.

Итак, учитывая вышеизложенное можно под презентацией определить передачу или представление определенной аудитории или определенному человеку новой для нее информации. Таким образом, в общепринятом понимании презентация представляет собой демонстрационные материалы для публичного выступления. А как всем известно, что перспектива публичного выступления для многих людей наводит парализующий ужас, в этом случае компьютерная программа создания презентации как раз и позволит не заучивать все выступление назубок, а слайды презентации будут представлять канвой выступления.

Компьютерная презентация - это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов.

К определенным достоинствам слайдовой презентации можно отнести:

- последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;tw-k-h

- возможность воспользоваться финальными шпаргалками. Поэтому можно сделать вывод, что презентация — это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего - как расставить акценты, о чем не забыть;

- мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио, видеофрагменты;

- транспортабельность. Носитель с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете;

Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики;

Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft, CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOfllaj компании SterDivision GMBH.

Оформление презентации подчиняется также ряду правил. Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации — это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

Итак, при помощи новых информационных технологий на основе мультимедиа возможно создание электронных презентаций[2].

Основываясь на современных источниках информации для слова мультимедиа нет четкого определения. То есть медиа включает в себя одновременно несколько понятий.

Во-первых, медиа является способом представления какой-либо информации: текста, звука, музыки, изображения, видео.

Во-вторых, это носитель или поставщик информации, на котором эта информация сохранена или записана, или звуковая (видео) карта, с помощью которой звук (видео) вводится или выводится из памяти персонального компьютера.

Словом, «мультимедиа» (наиболее близкий перевод – это «много сред») обозначают множество программ и необходимого оборудования, которые вместе могут работать с различными типами информации, записывать и/или воспроизводить ее.

Таким образом, под электронной презентацией надо понимать наглядное пособие, разработанное с помощью мультимедийных технологий для проведения занятий с компьютерным сопровождением и предъявляемое на специальном экране посредством компьютера.

Электронная презентация представляет собой набор слайдов (электронных страниц), последовательность показа которых может меняться в процессе демонстрации презентации.

Любая презентация является мультимедийным документом; каждый слайд может включать в себя различные формы представления информации (текст, таблицы, диаграммы, изображения, звук, видео), а также включать анимацию появления объектов на слайде и анимацию смены слайдов.

Помимо визуального способа представления информации в учебном процессе активно задействованы и аудиальный, а также аудио-визуальный способы представления информации. Современные технические средства обучения обладают возможностью представлять информацию всеми вышеперечисленными способами (визуальный, аудиальный, аудиовизуальный).

В связи с этим электронная презентация выступает как синтезирующее дидактическое пособие, предоставляющее возможность воздействовать на разные органы чувств, тем самым, делая процесс восприятия предоставляемого объекта наиболее целостным. Электронные презентации позволяют представить материал как систему ярких опорных образов, наполненных исчерпывающей структурированной информацией в алгоритмическом порядке. В этом случае задействуются различные каналы восприятия, что позволяет заложить информацию не только в фактографическом, но и в ассоциативном виде в память людей. Этими особенностями пользуются PR-агентства, преподаватели, психологи и многие другие специалисты.

Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными и интерактивными, использовать в них гипертекстовые ссылки.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т. д.

Может применяться и визуальная подача презентационного материала, которая должна замыкаться не на простых рекламных имиджах для печатных модулей, наружной рекламы или 30-ти секундных роликах для ТВ, и даже не корпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу иди фирму позволяют презентации.

Смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

Проведение презентации включает несколько этапов:

1.                Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией;

2.                 Генерирование идеи (основного замысла) презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета;

3.                Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Презентации бывают следующих видов:

1.                Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.).

Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов.

2.                Презентация товара.

Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара.

3.                Презентация проекта.

Целью этого вида презентации является информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.

4.                Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет).

В этом случае, целью является возможность ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.

5.                Презентация плана будущих работ.

Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.

 При подготовке презентаций часто используются наглядные пособия.
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

1.                Текстовые.

Данные наглядные материалы помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

2.                 Графические. Данные наглядные материалы иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации.

Как текстовые, так и графические наглядные материалы должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора, анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия[3].

Для правильной подготовки отличной презентации, необходимо сделать следующее:

1.                Определить цели презентации.

Большинство руководителей признают три общие цели публичного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство речей — это сочетание двух или более целей.

2.                Определить вид представляемой презентации и на какую аудиторию она рассчитана.

3.                Определить вид и топологию презентации.

4.                Подготовить презентацию.

5.                Реализовать презентационный продукт.

6.                Оценить эффект представленной информации.

7.                Сделать выводы.

Итак, основываясь на всем вышеизложенном можно сформулировать, что презентация - это наиболее удобный способ демонстрации достижений или возможностей определенного человека, компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития организации, фирмы, человека, а возможно и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов, бизнес партнеров и достичь многих других целей.

В любом случае, выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов – это возможность подачи информации наглядно, объемно и, так сказать, "живо". При этом целей использования презентаций достаточно много - причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций.

Итак, обобщая все вышеизложенное, сделаем определенные выдержки, а именно презентации можно разделить на несколько видов в зависимости от вида использования и целей создания той или иной презентации. Основных групп - две, это - печатные презентации и электронные презентации. Электронные презентации в свою очередь также имеют свою градацию.

Что из себя представляют печатные презентации?

 Это простейший вариант использования презентации в качестве раздаточного материала или печатного дополнения к определенному материалы – выступлению, докладу, сообщению, рекламной акции. К сожалению, для большинства компаний, организаций, образовательных учреждений данный вид применения презентации является крайне узким в связи с ограниченными возможностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие. В данном формате есть жесткие ограничения на статичность картинки. В данном случае "поиграть" с возможностями типографии, дизайн решением, но за пределы печатного восприятия и использования пробиться не представляется возможным. В большинстве своем печатные презентации воплощают имиджевые идеи, вполне полно справляясь с функциями визитных карточек компании или каталогов продукции: брошюры, каталоги, буклеты.

Что же такое компьютерные презентации, электронные презентации?

На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями стоят компьютерные презентации (электронные презентации), позволяющих выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете - на сайте компании, рассылать по электронной почте (pdf-презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видео презентаций (мультимедиа презентации, мультимедийные презентации). Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой, а возможно и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и многим другим. Компьютерные презентации не завязаны на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, плазма или проектор, в них достаточно просто вносить изменения. Главное достоинство - масса. Компьютерные презентации также можно условно разделать на несколько типов. Давай пройдемся от простейших к более сложным.

Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РowerРoint (презентация Power Point), получившая широкое распространение в бизнес среде.

Формат Power Point позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио файлы, создавать примитивную анимацию на уровне "слайд шоу". Главный плюс данного формата презентации - возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус данного формата - "подвисание" интегрированных в презентацию файлов, а главное примитивизм картинки - дизайна, а зачастую полное отсутствие вкуса у создателей[4].

При изготовлении презентаций РowerРoint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем, акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций.

Презентации сделанные с европейским качеством - это текст и картинка, представляющие собой единую "обертку", в которую завернута та или иная информация. Потребитель, не отвлекаясь от информации, подсознательно впитывает ее на эмоциональном и интуитивном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, европейскому дизайну и профессиональной работе менеджеров арт-отдела (дизайн студии).

Усилиями профессиональной студии дизайна можно создать как готовые статичные картинки для всех страниц, так и шаблон презентации с набором иконок, с помощью которых можно собственноручно вносить изменения в презентацию, видоизменяя ее.

Еще один вид довольно простой компьютерной презентации - это презентация в формате pdf. Фактически это вариант электронного каталога, удобного для рассылки по электронной почте, размещению на сайте и печати на принтере. Т.е. практичный, легкий, удобный, а с другой стороны очень функциональный продукт. Зачастую презентации pdf становятся продолжением фирменных каталогов и других рекламных материалов. И в данном контексте на первое место выходит создание картинки, имиджа, а значит, главную роль играет качественный дизайн. Презентация pdf дает возможность подать в привлекательном виде тщательно отобранную информацию. Однако вид (дизайн презентации) должен быть также тщательно продуман, разработан и притворен в жизнь. Pdf презентации позволяет максимально расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. Чаще всего презентации pdf используются как вспомогательный продукт - изготавливаются при заказе в профессиональной студии бесплатно, приложением к печатной версии презентации или мультимедиа презентации.

Главные плюсы презентации в формате pdf - это прежде всего небольшой вес, что очень удобно для рассылки по электронной почте. Причем гарантированно презентация "не поедит" на другом компьютере, что случается с Power Point, ведь презентации pdf - это по своей сути единый статичный файл. Из одного следует другое - презентация pdf идеальна для печати - подходит для разных типов принтера и операционных систем. Неоспоримый минус подобных презентаций - статичность. Однако именно статичность pdf презентация - огромное поле для реализации самых смелых идей дизайнера дизайнера или целой студии[5].

К электронным презентациям можно также отнести видео презентации, поскольку в условиях развития технологий - большая часть форматов - это цифровые аналоги[6]. В данном виде презентации компьютерная графика и другие анимационные спецэффекты отходят на второй план, уступая место живой картинке - видео изображению - видео презентации. Позволим себе высказать мнение, что подобный вид презентаций (видео презентации) - прошлое, но занимающее в нашей жизни большое место. Связано это прежде всего с ограниченными возможностями видео - зачастую отсутствием отличной картинки и невозможностью в короткий срок передать все ключевые элементы презентуемого объекта. Как показывает практика, презентации длительностью более 5-7 минут плохо воспринимаются аудиторией, а показать за это время с помощью только видео все конкурентные преимущества продвигаемого объекта крайне проблематично.

Минус подобного формата - жесткий ассоциативный ряд у аудитории с корпоративными фильмами и другими "большими" и во многом "занудными" форматами.

Главный же плюс подобного вида презентаций - живая, реальная картинка, которой можно верить.

Данный формат презентации позволяет не только выступать в качестве самостоятельной единицы, но и добавлять/интегрироваться в гораздо более сложные и функциональные виды презентаций - мультимедийные, интерактивные презентации - дополняя яркий рекламный дизайн реалистичным видеорядом.

Мультимедиа презентации или как их еще называют - мультимедиийные презентации, интерактивные презентации, анимационные презентации - наиболее обширный по своим возможностям вид презентаций. Подобный формат интерактивных презентаций позволяет интегрировать в презентацию звук, видео файлы, анимацию, интерфейс (систему меню - управления), трехмерные объекты и любые другие элементы без ущерба к качеству.

 Неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций - возможность внедрения в них фактически любых форматов - power point презентаций, презентаций pdf и видео презентаций[7]. С помощью удобной системы меню можно сделать возможным "подкачку" различных файлов, вплоть до автоматического выхода на сайт объекта презентации. По сути, мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) могут быть имиджевыми, т.е. в качестве имиджевого ролика (анимационного ролика) находить отличное применение на презентациях, выставках, конференциях, семинарах и любых других мероприятиях, а также с легкостью способны заменить сейлз-менеджера, оратора или лектора, рекламный каталог или сайт компании.

Технологические возможности мультимедиа презентаций позволяют справляться практически с любой задачей. Сбалансированное использование информации, а именно чередование или комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда все это делает мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) максимально комфортными и удобными в использовании.

Высокотехнологичные презентации (интерактивные презентации) по сути своей являются действенным маркетинговым инструментом, демонстрируют высокий уровень профессионализма и качества работы Вашей компании. Использование подобных мультимедийных презентаций (мультимедия презентаций) выгодно подчеркивает близость вашей компании к прогрессу и современным творческим инновациям, гарантирует повышение узнаваемости компании и привлечения целевой аудитории.

Мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) позволяют сочетать в себе несколько форматов - Power Point, PDF и т.д., но в большинстве своем самые лучшие примеры данных презентаций на 100% сделаны на основе Flash (флеш).

Flash презентации (флеш презентации) - это универсальный продукт, позволяющий наиболее гармонично сочетать рекламную информацию с ярким нетривиальным дизайном и анимацией, добиваясь максимальной отдачи от презентации. Flash презентация (флеш презентация) - это возможность создание презентации единим файлом, без папок и подкачки документов, это возможность установить автозапуск презентации при загрузке диска, это возможность использования наиболее яркой насыщенной анимации. Более того - Flash презентации (флэш презинтации) позволяют не только создавать интересные ролики, но и оснащать презентацию меню - интерфейсом, позволяющим самостоятельно управлять презентацией. Еще один огромный плюс презентаций на основе flash - это относительно небольшой вес презентации, позволяющий размещать подобные презентации в Интернете или дарить на мини дисках. К минусам подобного рода презентаций можно отнести возможности просмотра изображения только с использованием компьютеров, т.е. невозможность проигрывания информации на cd и dvd приемниках, хотя в условиях тотального использования портативных ноутбуков, это минус нивелируется[8].

Еще одной разновидностью мультимедиа презентаций можно с долей относительности назвать 3d презентации, то есть презентации, оформленные в трехмерной графике (3d графике, 3D анимации). Отличительной чертой данных презентаций (3d презентаций) является возможность показать объект, товар, продукт буквально со всех сторон (в трехмерном изображении), сконцентрировав внимание публики только на нем. В остальном они могут также легко дополняться всеми элементами, присущими мультимедиа презентациям.

Любые презентации можно не только показывать на экранах, скачивать из Интернета, но и дарить (презентовать) на различных носителях, особенно это удобно для презентаций весом от 25-30 мегабайт, которые тяжелы для скачивания и не предназначены для пересылки по электронной почте. На данный момент самыми распространенными форматами являются СD презентации, DVD презентации, используемые повсеместно. Это могут быть как CD визитки, так и полноценные dvd презентации с использованием всех возможностей, предоставляемых форматом.

Бизнес презентации (деловые презентации) - корпоративные презентации: презентация компании, презентация проекта, презентация продукта, презентация фирмы или организации.

Особым направлением в создании презентаций являются Бизнес презентации - деловые презентации, от которых крайне многое зависит. В большинстве своем это инвестиционные презентации, цель которых - привлечение внимание к компании, проекту, товару или услуге. При создании подобных презентаций основное внимание уделяется стилю презентации - точной подаче информации, пренебрегая мощным дизайном. Бизнес презентации могут быть выполнены в любом из форматов презентаций, указанных выше.